Ét sagsbehandlingssystem til hele ministeriet

Udfordringen

Ministeriet ønskede et nyt sagsbehandlingssystem, der skulle dække hele området:

• Systemet skulle også anvendes af alle ministeriets styrelser og nævn.
• Et nyt datavarehus og et nyt arkivsystem indgik i opgaven.
• Der skulle håndteres et tocifret antal integrationer, som interagerede med systemet.
• Blandt integrationerne var portaler til såvel brugere som andre offentlige myndigheder.

Løsningen

Maximize havde den overordnede ledelse af programmet, og kravsiden blev opgavens tyngdepunkt:

• Vores programleder havde daglig kontakt med de enkelte projektledere og sikrede kontinuerligt fokus på målopfyldelsen.
• Leverandørstyring, herunder ændringsstyring og kontraktforhandling, var en meget stor del af arbejdet.
• Maximize havde ligeledes ansvaret for udbud af dele af løsningen.
• På kravsiden lå et stort arbejde med at etablere et nyt koncept for sagsbehandling.
• Der var fokus på at opfylde en lang række interessenters behov, som skulle løses i det samme system.
• Vores programleder etablerede en referencegruppe med mandat til at håndtere krav.
• Via vores programtestmanager blev der udviklet automatiserede tests, der løbende kunne opsamle problemstillinger.
• Implementeringen havde stort fokus, og alle medarbejdere uden undtagelse blev trænet i systemet, så ibrugtagningen blev så uproblematisk som muligt.

Resultatet

Hele ministerområdet gik i luften med systemet:

• Ministeriet og de tilknyttede styrelser og nævn anvender i dag systemet til alle de sager, det var tænkt til.
• Der er etableret forskellige samarbejdsfora, hvor løbende tilpasninger håndteres.